اصول مدیریت زمان برای افراد خلاق

این مقاله برای طراحان نگاشته شده است، اما برای همه افراد خلاق در همه جای دنیا قابل استفاده است.

مدیریت زمان موثر بخش ضروری یک زندگی متعادل و متناسب و یکی از بزرگترین مسائل پیش روی طراحان می‌باشد. برای بیشتر طراحان، پروژه‌هایی پیش می‌آید که بسیار زمان‌برتر از مدت زمان برآورد شده و مورد انتظار آن‌ها است. این در نتیجه مدیریت نادرست زمان به وجود می‌آید. اگر بخواهید در کار و حرفه خود موفق باشید، مدیریت صحیح زمان کلید رسیدن به این هدف است. این‌کار به هیچ وجه به معنای سخت کار کردن یا تلاش بیش از حد و فوق العاده نیست، بلکه باید یاد بگیرید که چگونه تا حد امکان، ماهرانه و البته با کارایی بالا از زمان خود استفاده کنید.

طراحان شبکه روزانه با چندین نوع مسئولیت متفاوت و مختلف درگیرند و به این ترتیب هر روزه با چالش‌های این‌گونه مدیریت روبرو می‌شوند.

تعدادی نرم‌افزار و برنامه کاربردی به صورت آن‌لاین در دسترس است که می‌توانند در این امر به شما کمک کنند. همچنین ابزارها، راه‌کارها و تکنیک‌های کاربردی بسیاری وجود دارند که در اجرایی کردن مدیریت زمان مثمر ثمر هستند. اما پیش از همه این‌ها باید با اصولی آغاز کنید که برای آموزش مدیریت زمان به طور موفقیت‌آمیزتر طراحی شده‌اند.

لیست کارهایی که باید انجام شوند

عادت کنید تا هر روز صبح زود، لیستی از کارهایی که باید در طول روز انجام دهید، آماده کنید. در این صورت زمان بسیار زیادی که صرف یادآوری کارها می‌شود را برای خود ذخیره خواهید کرد. لیست کارهای انجامی کمک بسیار خوبی برای انجام کارها به صورت موثر، کارا و سودمند است.

تشریح فهرست برنامه‌های روزانه

در پروسه مدیریت زمان، دانستن کارهای ضروری یا غیر ضروری که در زمان‌های مختلف روز انجام می‌دهید، بسیار مهم است. ابتدا با توجه به برنامه روتین و روزانه خود، لیستی از کارهای اجتناب پذیر و بیهوده که زمان شما را هدر می‌دهند، تهیه کنید. در مرحله بعد، آنها را از زندگی خود حذف کنید. تهیه فهرستی از برنامه‌های روزانه دشوار نیست اما عمل به آن، به اختصاص زمان و تمرکز نیاز دارد. به گونه‌ای برنامه روتین خود را سازمان‌دهی کنید که پیروی کردن از آن برای شما ممکن باشد.

طرح کلی

طرح کلی‌ای از مهمترین عناصر را قبل از آغاز پروژه تهیه کنید. این کار به شما در ذخیره کردن زمان کمک بسیاری می‌کند. طرح کلی، امکان توجه به روند اجرای پروژه در همه مراحل را فراهم آورده و به این ترتیب به شما در انجام تغییرات مهم و مورد نیاز کمک می‌کند. این کار امکان انجام دوباره یک کار،که در نتیجه عدم رسیدن به نتیجه مطلوب و رضایت بخش به وجود می‌آید، را کاهش خواهد داد .

ابزارهای مدیریت زمان

استفاده از ابزارهای ساده مدیریت زمان، می‌تواند تا حد زیادی مفید بوده و صرفه‌جویی در زمان را برای شما به ارمغان آورد. تعدادی ابزار آن‌لاین برای این امر در دسترس هستند. از برنامه‌های کاربردی پیچیده که به جای کمک به ذخیره زمان، آن را هدر می‌دهند، استفاده نکنید. با کمک یک اپلیکیشن مدیریت زمان ساده و آسان، می‌توانید یک فهرست برنامه روزانه آن لاین داشته و حتی هشدارهایی برای وظایف مختلف تنظیم کنید.

تقویم گوگل نیز یکی از ابزارهای مدیریت زمان سودمند و در دسترس است. می‌توانید علاوه بر برنامه روزانه، فهرست برنامه‌های ماهیانه خود را نیز روی آن داشته باشید. در کنار تقویم گوگل، وب سایت‌هایی نیز برای کمک به صرفه‌جویی در زمان و برنامه‌ریزی‌های روزانه وجود دارند.

تقویم گوگل ساده بوده و همچنان یک  ابزار مدیریت زمان کارا و موثر است.

زمان استراحت

سازماندهی زمان استراحت به واقع مهمتر از سازماندهی فهرست برنامه‌های کاری است. وقتی کاری را انجام داده و احساس خستگی می‌کنیم، زمانی را برای استراحت اختصاص می‌دهیم. اما در مواردی این زمان بیش از حد لزوم است و باعث هدر رفت زمان مفید کاری می‌شود. زمان تقریبی مورد نیاز برای انجام پروژه را برآورد کرده، سپس 15 دقیقه استراحت داشته و به سراغ پروژه بعدی بروید. به این ترتیب خواهید دانست که استراحت نامحدود و بدون برنامه نخواهید داشت.

سازماندهی محل کار

برای اطمینان از مدیریت موثر زمان، محیط کاری کاملاً سازماندهی شده و تخصصی را برای خود، حتی اگر در خانه مشغول به کار هستید، فراهم آورید.

محیط کار خود را تمیز و سازمان‌یافته نگه دارید و از وجود لوازم و ابزارهای ضروری مرتبط با کار اطمینان حاصل کنید. هر دو ماه یکبار، زمانی را برای چک کردن و به روز کردن وسایل خود اختصاص دهید. محل کار مناسب از طریق ایجاد سهولت در روال کار، به صرفه‌جویی در زمان کمک خواهد کرد.

حفظ تمرکز

عامل مهم دیگر در مدیریت زمان. انجام کار بدون هیچ تعلیق یا وقفه است. از قدرت ذهنی خود برای تمرکز کامل روی پروژه استفاده کنید، چرا که در هر بار انحراف از موضوع و پرت شدن حواس، ذهن 20 دقیقه زمان می‌خواهد تا دوباره موضوع را دنبال کند. یک محیط آرام، پیوسته و بی‌وقفه به شما در ایجاد تمرکز و توجه به موضوع کاری کمک خواهد کرد. بازه زمانی دقیقی را برای انجام کار در نظر بگیرید. مثلاً 90 دقیقه به طور پیوسته و بدون از دست دادن تمرکز حتی برای لحظه‌ای کار کنید، سپس استراحتی داشته و 90 دقیقه بعدی را شروع کنید.

موعد تحویل غیر واقعی

ابزار اساسی دیگر تعیین موعد تحویل غیر واقعی برای خودتان است. ذهن بشر به صورت رقابتی بهتر کار می‌کند، بنابراین به چالش کشیدن خودنتان می‌تواند در صرفه جویی زمانی بسیار مفید باشد. زمان محدود و معینی را به پروژه اختصاص داده و سپس با خودتان رقابت کنید. سعی کنید پروژه را قبل از زمان معین شده به انجام برسانید. به این ترتیب از یک پیروزی کوچک لذت خواهید برد و کار را نیز قبل از موعد انجام داده‌اید.

اجتناب از حواس پرتی

به مانند سایت شبکه‌های اجتماعی، تلفن‌های همراه و مسنجرها از هر نوع تعلیق و وقفه جلوگیری کنید. به این ترتیب هر نوع حواس پرتی و تعلیق، بزرگترین موانع در کارشما خواهند بود. وقتی کار شما انجام می‌شود، به مانند این است که فقط و فقط سایت شبکه اجتماعی مورد علاقه خود را باز گذاشته‌اید. به عبارت دیگر یا در حال انجام کار هستید و یا زمان استراحت بین پروژه‌ای را می‌گذرانید. هر عادتی را که فکر می‌کنید دلیلی بر تاخیر در انجام کار است، کنار بگذارید.

چسبیدن به برنامه

تهیه برنامه زمان‌بندی یک چیز است و عمل به آن یک چیز دیگر. غالباً پیروی از برنامه را بسیار سخت می‌پنداریم. چسبیدن به برنامه یکی از نشانه‌های فرد موفق است، بنابراین اولاً خودتان را تا حد امکان برای انجام موثر برنامه آماده کنید و ثانیاً از اینکه برای هر کاری به محدوده زمانی برنامه‌ریزی شده خود رجوع می‌کنید نگران نباشید. برای اجتناب از هر نوع ریسک می‌توان تا حد ممکن انعطاف پذیری را در برنامه‌ریزی لحاظ کرد. به این ترتیب امکان جبران هدر رفت بخشی از زمان (به هر دلیل) وجود دارد.

نتیجه

سازماندهی کامل و صحیح زندگی شخصی و کاری شما به کامیابی و موفقیت می‌رساند. هرکس می‌تواند با مدیریت بهتر زمان یک تجارت موفق و در کنار آن یک زندگی آرام داشته باشد. اصول مدیریت زمان را با توجه به راه‌کارهای گفته شده در این مقاله بیآموزید و بکار ببرید.

 

منبع:designzzz.com