عنصر کلیدی که اکثر افراد در تلاش برای رسیدن به آن هستند، توانایی بالابردن کارایی در فعالیت‌های خلاقانه‌شان است. قابلیت انجام سریع کار همراه با حفظ کیفیت، ویژگی بسیار ارزشمندی به ویژه از نظر کارفرمایان است. درست است که کارایی به سادگی به دست نمی‌آید، اما روش‌های خوبی برای بالا بردن کارایی همراه با سودمندی، در پروژه‌های مختلف وجود دارد. به اعتقاد من افزایش کارایی را در سه بخش مجزا می‌توان فراهم آورد.
بخش اول: کارایی فیزیکی است که با انرژی واقعی ما و همچنین توانایی به انجام رساندن کار قبل از خسته شدن تعریف می‌شود.
" آنچه که عدم موفقیت درکار را سبب می‌شود، فشار کار نیست بلکه روش انجام آن است."
Lou Holtz
مشخص کردن روند انجام کار (روند کاری) و برنامه‌ریزی زمانی، دو عنصر مهم در رسیدن به کارایی فیزیکی و عدم ایجاد خستگی برای فعالان عرصه‌های خلاقانه می‌باشد. ساخت جدول روندکاری مناسب در یک فرایند خلاق، سبب جلوگیری از هدر رفتن زمان شده و بهترین نتیجه ممکن را برای شما فراهم می‌آورد. تهیه جدول روندکاری، بسیار ساده است و منابع مطالعاتی بسیاری در این زمینه برای تازه‌کاران وجود دارد. اما نکته مهم این است که روند کاری متناسب با پروژه شما شخصی سازی شود. به این ترتیب، از ایجاد روند کاری بر پایه نیازهای خود اطمینان پیدا خواهید کرد.
اصول جدول روندکاری عموماً با طراحی کلیات و ایده‌های اولیه آغاز و سپس با انتخاب ابزارهای مناسب و آغاز طراحی همراه می‌شود. در نهایت، خواهید توانست پروژه خود را با همه تغییرات و اصلاحات مورد نیاز به انجام برسانید.
جدول روندکاری، ابزار بسیار خوبی در طرح‌ریزی مراحل دائمی، برای انجام کارهای محوله است، اما عنصر بسیار حیاتی زمان در آن لحاظ نشده است. اینجاست که نقش برنامه‌ریزی زمانی در ارتقاء کارایی مشخص می‌شود. ترکیب جدول روند کاری با برنامه‌ریزی زمانی علاوه بر فراهم آوردن اطلاعات مورد نیاز به منظور اتمام وظایف، زمان اتمام آنها را نیز مشخص می‌کند. در تهیه برنامه زمان‌بندی پروژه، بودجه بندی زمانی برای هر آنچه باید انجام شود، بسیار مهم است. تاریخ معینی را برای تکمیل هر یک از بخش‌های جدول روندکاری مشخص کنید و به طور کامل به برنامه عمل کنید. به این نتیجه رسیده‌ام که قرار دادن زمان اضافی در برنامه‌ریزی، امکان اتمام کار پیش از موعد تحویل پروژه را فراهم می‌کند.
جدول روند انجام کار و برنامه‌ریزی زمانی خود را به منظور رسیدن به نقطه ماکزیمم در کارایی و جلوگیری از هدر رفت زمان، به صورت مکتوب تنظیم کنید. با انجام این کار، نیمی از پروژه خود را به لحاظ فکری و روانی، به انجام رسانیده‌اید.
گام نهایی در ارتقاء کارایی فیزیکی، ترکیبی از فراگیری طرز استفاده موثر از ابزارهای در دسترس و ساخت پروژه‌ای با قابلیت ویرایش است.
وقتی زمان انجام پروژه فرا می‌رسد، چسبیدن به ابزارها و نرم‌افزارهای مختلف سبب بروز مشکلاتی می‌شود. راه‌کار پیشگیری از ایجاد چنین شرایطی، قراردادن زمانی مشخص به منظور فراگیری جزئیات ابزارهای مورد استفاده نظیر shortcutها و trickهایی است که از آن اطلاع ندارید. قراردان زمانی برای اطلاع از راه‌کارهای مفید در ابزارهای مختلف امکان تضاد تکنینی کمتر و زمان بیشتر برای رسیدن به ایده‌های خلاقانه را فراهم می‌آورد. به همین ترتیب، ایجاد یک طرح با علم به اینکه شما میتوانید بعدها آن را ویرایش کنید، روش کارایی را پیش روی شما قرار می‌دهد تا بتوانید در مراحل بعدی تغییراتی را در آن ایجاد کرده و نظرات کارفرما را نیز در آن پیاده کنید.
بخش دوم: نظم ذهنی
مفهوم کلی بعدی در ارتقاء کارایی، که از نظم ذهنی قبل از شروع به انجام پروژه به دست می‌آید، قدرت و قابلیت زیادی را در ترکیب با عناصر کارایی فیزیکی به دست می‌دهد. به دست آوردن نظم ذهنی، کوشش مفیدِ فایده‌ای در هنر خلاق است، چرا که میزان قابل توجهی از حواس پرتی‌های ما در نتیجه گشت‌زنی در اینترنت و وقایع پیش رو در زندگی روزمره ایجاد می‌شود. رهایی از این حواس پرتی‌ها می‌تواند یک جلسه کاری بی حاصل و درهم ریخته را به بهترین کار انجام شده از سوی شما تبدیل کند. اجتناب از حواس پرتی کار سختی است، اما تقویت قوه خودداری برای دوری از اینترنت می‌تواند در این راه به شما کند.
البته اینترنت تنها منبع حواس پرتی نیست، وقایع و اتفاقات روزمره نیز ممکن است در ذهن شما مرور شوند و البته روش‌های مختلفی برای رهایی از این نوع حواس پرتی‌ها نیز وجود دارد. بهترین روشِ حل این معضل ذهنی این است که قبل از شروع به کار روی پروژه، هر کاری که سبب حواس پرتی شما می‌شود، را به انجام برسانید. به این ترتیب لازم نیست در حین انجام کار و تمرکز روی پروژه، به سراغ انجام موارد جزئی بروید.
چنانچه موردی دیگر ذهن شما را به خود مشغول داشت یا کار دیگری سبب به تاخیر انداختن پروژه شده است، در فرصت استراحت کوتاهی آن را انجام داده، استراحت کنید و با نیروی تازه به سراغ انجام پروژه بروید. انجام این موارد به صورت قابل توجهی کارایی زمانی شما را در به انجام رساندن پروژه افزایش می‌دهد.
بخش سوم: ایجاد انگیزه
آخرین و البته معنی‌دار ترین روش افزایش کارایی، ایجاد انگیزه و محرک است. در سال‌های گذشته مطالعات زیادی در زمینه چگونگی افزایش انگیزه در افراد انجام پذیرفته است، چرا که انگیزه کلید رسیدن به کارایی است. نتیجه بسیار جالبی که در نتیجه این مطالعات به دست آمده این است که پول و پاداش فراهم کنده‌ی انگیزه واقعی در فعالیت‌های خلاقانه نیستند، و حتی در ایجاد انگیزه نتیجه عکسی نیز داشته‌اند.
من نیز، هر چه به این موضوع بیشتر فکر کردم، بیشتر به درستی و حقیقت آن پی بردم و متوجه شدم که انجام فعالیت‌های خلاقانه بیشتر از کار مکانیکی صِرف، به شور و هیجان نیاز دارد. ایده به پایان رساندن کار در ازاء بدست آوردن چک پرداختی و ایجاد انگیزش خلاقانه از این طریق، نادرست است. بهتر است هدف خود را، رسیدن به بالاترین قله‌های خلاقیت قرار دهید.
"مبازره به انگیزه‌ای بالاتر و فراتر از پیروزی نیاز دارد." Pat Riley
رسیدن به انگیزه صرفاً در نتیجه ایجاد احساس و تفکری فراتر از به پایان رساندن پروژه ایجاد می‌شود. رسیدن به قله‌های کارایی، در نتیجه تمرکز شما بر روش‌هایی است که تاثیر شگرف محصول نهایی بر افراد و یا تغییر مهم از طریق آن محصول در اشیاء را پدید می‌آورند. این بار که به سراغ انجام حرفه یا پروژه‌ای خاص می‌روید، علت انجام آن را گذشته از مبلغ پیشنهادی یا فواید شغلی، برای خود بنویسید. نوشتن این هدف با کلمات، یادآور انگیزه‌هایتان در مراحل انجام کار خواهد بود و شما را در قله کارایی نگه می‌دارد تا بتوانید کاری سریع و البته با کیفیت بالا را به انجام برسانید.
روی هم رفته، ارتقاء کارایی روش مهمی در ارتقاء طراحی است. اگر شما هم در این مورد نظری دارید، آن را با دیگران به اشتراک بگذارید.
منبع:graphicmania.net